Gwybodaeth Arall

Arolygon ac adolygiadau

Ym Mawrth 2023 cymerodd ein Gwasanaeth Plant, Teuluoedd a Diogelu ran mewn adolygiad cenedlaethol o gynllunio gofal ar gyfer plant a phobl ifanc yn destun cyn-achosion Amlinelliad Cyfraith Gyhoeddus (PLO). Pan mae’r gwasanaethau cymdeithasol yn bryderus am les plentyn, gallent gynnal cyfarfod PLO neu gyfarfod cyn-achosion. Os na wneir newidiadau neu welliannau digonol yn dilyn y cyfarfod, yna gall yr Awdurdod Lleol wneud cais i’r llys a gofyn am orchmynion i ddiogelu’r plentyn.

Pwrpas adolygiad AGC oedd darparu craffu allanol, sicrwydd ac i hyrwyddo gwelliant o ran cynllunio gofal i blant a phobl ifanc sy’n destun cyn-achosion amlinelliad cyfraith gyhoeddus.

Roedd yr adolygiad yn amlygu ein bod yn elwa o dîm rheoli profiadol a sefydlog o fewn y gwasanaethau plant, sy’n goruchwylio gweithdrefnau mewn perthynas â PLO yn effeithiol. Roedd yr adolygiad yn amlygu dull cyson i arferion gorau mewn perthynas â chanllawiau statudol, a thystiolaeth hefyd o ddull clir gan reolwyr ac aelodau staff ymhob cam o’r broses.

O ran gwelliannau, roedd yr adolygiad yn cynnwys argymhellion ar gyfer arferion yn y dyfodol i sicrhau:

• Proses asesu amserol sy’n osgoi oedi
• Rhannu gwybodaeth yn gyson gyda rhieni a phlant, a chyfathrebu clir gyda rhieni fel blaenoriaeth
• Dulliau o gael adborth gan rieni a theuluoedd o ran ein gwaith
• Bod llais y plentyn yn cael ei gipio yn y broses

Yn dilyn yr adolygiad rydym wedi cyflwyno system sicrhau ansawdd gwell sy’n olrhain proses asesu PLO o ddiwrnod 1 i ddiwrnod 42. Yn ogystal â’r taflennu gwybodaeth rydym yn ei roi i deuluoedd, rydym hefyd yn defnyddio Mind of My Own, sy’n ein galluogi ni i gipio llais y plentyn yn uniongyrchol trwy’r ap. Gallwch weld canfyddiadau ac argymhellion yr adolygiad ar wefan AGC.

Cwynion a sylwadau

Mae hawl gan bawb sy’n gwneud cwyn am y Gwasanaethau Cymdeithasol yng Nghymru i gael eu clywed. Rhaid i’w barn, eu dymuniadau a’u teimladau gael eu clywed, a dylai eu pryderon gael eu datrys yn gyflym ac yn effeithiol. Gall gwynion amlygu lle mae angen i wasanaethau newid, felly mae’n bwysig fel Awdurdod Lleol, ein bod yn dysgu ohonynt, er mwyn canfod lle gallwn wneud newidiadau a gwelliannau.

Credwn fod delio’n effeithiol â chwynion yn rhan hollbwysig o’n cyfrifoldebau, ac mae proses gadarn i ddelio â chwynion yn elfen hanfodol o sicrhau bod ein dinasyddion yn derbyn y gwasanaethau y mae ganddynt hawl iddynt. Mae hyn yn ein galluogi i:

• Gydnabod yn gyflym pan fydd camgymeriadau wedi cael eu gwneud
• Eu cywiro yn effeithiol ac ymddiheuro pan fo hynny’n briodol
• Sicrhau ein bod yn dysgu gwersi o gwynion

Mae’r rhesymau mwyaf cyffredin dros wneud cwyn yn cynnwys:

• Eisiau cael eu clywed
• Eisiau sicrhau bod pryderon yn cael eu cydnabod a’u cymryd o ddifrif
• Eisiau sicrhau bod camau priodol yn cael eu cymryd i ddatrys problemau ac i osgoi digwyddiadau tebyg yn y dyfodol
• I gael ymddiheuriad

Mae’r Fframwaith Cyfreithiol ar gyfer cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol o fewn Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014 a Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Cymru) 2014. Mae cyfeiriad hefyd at Gwynion a phwysigrwydd Eiriolaeth yn Rhan 10 o’r Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014.

Hefyd, dosbarthwyd Canllawiau i ymdrin â Chwynion a Sylwadau gan Wasanaethau Cymdeithasol Awdurdodau Lleol i bob Awdurdod Lleol ym mis Mai 2014 er mwyn cynllunio ar gyfer eu gweithredu’n gyflawn o 1 Awst 2014 ymlaen.

Mae’r Rheoliadau a’r canllawiau hyn yn cadarnhau’r trefniadau ar gyfer:

• Sefydlu gweithdrefn gwynion
• Dynodi Uwch Swyddog Cwynion i fod yn gyfrifol am sicrhau cydymffurfiaeth â threfniadau a wneir gan yr Awdurdod Lleol
• Penodi Swyddog Cwynion i reoli’r drefn
• Hyfforddi staff
• Chynhyrchu Adroddiad Blynyddol

Os yw’n bosibl, bydd yr Awdurdod Lleol yn ceisio ymdrin â’r mater ar unwaith yn hytrach na cheisio datrys y broblem yn nes ymlaen. Os oes gan ddinesydd bryder o ran arferion, byddwn yn ceisio datrys y mater ar unwaith neu o fewn 24 awr o godi’r mater. Os yn llwyddiannus, nid oes angen cofnodi’r digwyddiadau hyn fel ‘cwyn ffurfiol’, maent yn hytrach yn cael eu cofnodi fel ‘pryder’ ar ein system gwybodaeth cleientiaid.

Er mwyn deall faint o gwynion a dderbyniom yn ystod 2022-23, roeddent yn cynrychioli 0.38% y nifer o oedolion oedd yn derbyn gofal a chymorth a 1% o blant a phobl ifanc oedd yn derbyn gwasanaethau. Ar y cyfan, fe dderbyniom 22 o gwynion ffurfiol yn ystod y flwyddyn. Gall y gostyngiad mewn cwynion a dderbyniwyd dros y pum mlynedd ddiwethaf ei weld yn y graff uchod.

Daeth yr effaith ariannol ar Gonwy fel Awdurdod Lleol, o ran costau penodi Ymchwilwyr Annibynnol neu Unigolion Annibynnol i gwblhau’r broses Ymchwilio yng Ngham 2 i gyfanswm o £9,162.77. Roedd hyn yn gynnydd o’i gymharu â £5,426.00 yn 2021/22.

Er mai ond dau Ymchwiliad Annibynnol Cam 2 a wnaed yn 2022/23, mae’r gwariant hwn yn cynnwys cost Ymchwiliad Annibynnol a gwblhawyd yn 2021/22, ond a oedd heb ei gyfrif tan y flwyddyn ariannol ddilynol.

Mae cyllideb ddynodedig o £20,000 ar gael er mwyn comisiynu Ymchwilwyr Annibynnol Cam 2; fodd bynnag, mae’n faes anrhagweladwy oherwydd bod gan yr achwynwyr yr hawl i wneud cais am Ymchwiliad Cam 2 o dan y Rheoliadau.

O’r 22 o gwynion a dderbyniom, cafodd 20 eu datrys ar lefel leol, heb yr angen i gomisiynu Ymchwilydd Annibynnol. Aeth y ddau gŵyn arall yn uniongyrchol i gam 2 ar gais yr achwynwyr, yn ôl eu hawl.

Mae nifer y cwynion a dderbynnir gan feysydd gwasanaeth unigol yn ddibynnol ar fath a natur y gwasanaethau a ddarperir. Mae meysydd megis Gwasanaeth Cymorth i Deuluoedd ac Ymyrraeth a Phlant sy’n Derbyn Gofal yn benodol emosiynol ac mae ein cyswllt â theuluoedd yn seiliedig ar bryderon am les Plant a Phobl Ifanc.

Nid oes gan feysydd eraill, megis Cymorth a Thrawsnewid Busnes a Safonau Ansawdd a Chomisiynu, yr un faint o swyddogaethau gyda’r cyhoedd, felly, byddech yn disgwyl cael llai o gwynion ffurfiol mewn perthynas â’r meysydd gwasanaeth penodol hyn.

O’r 20 o gwynion Cam 1, cafodd 17 (85%) eu cydnabod gyda llythyr o fewn dau ddiwrnod gwaith a chwblhawyd 16 (80%) erbyn y dyddiad cau o 15 diwrnod gwaith. Yn y pedwar achos lle aethpwyd tu hwnt i’r dyddiad cau, cyfathrebwyd â’r achwynydd gyda chytundeb i dderbyn ymateb mwy manwl yn hwyrach, yn hytrach na brysio i lynu at y dyddiad cau swyddogol.

Am beth yr oedd pobl yn cwyno?

Mae’n anodd adnabod themâu unigol mewn perthynas â chwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol. Mae llawer ohonynt yn gymhleth eu natur ac yn cynnwys mwy nag un elfen benodol. At ddibenion yr adroddiad, rydym wedi nodi’r hyn rydym yn credu yw’r ‘brif’ thema ym mhob cwyn unigol. Y thema fwyaf cyffredin a nodwyd oedd rhyw fath o anghytundeb gyda gweithredoedd y Gwasanaethau Cymdeithasol. Wrth archwilio’r thema hon ymhellach, datgelwyd bod pobl yn aml yn cwyno am weithredoedd a wnaed er budd pennaf aelod arall o’r teulu; fodd bynnag, maent yn gwrthwynebu’r hyn sydd wedi cael ei wneud. Bydd gwaith pellach yn cael ei wneud o ran categoreiddio themâu er mwyn dadansoddi tueddiadau dros amser, ac edrych ar dueddiadau sy’n codi dro ar ôl tro wrth edrych tua’r dyfodol.

Sut y gallwn wella

• Er mwyn atal unrhyw oedi o ran cwynion yn cyrraedd ein tîm dynodedig, byddwn yn cynnal sesiynau hyfforddi Ymwybyddiaeth o Gwynion gyda staff er mwyn codi ymwybyddiaeth.
• Byddwn yn darparu mwy o gefnogaeth i staff sy’n delio â chwynion di-baid a blinderus gyda pholisi newydd Rheoli Cyswllt Cwsmeriaid mewn Gofal Cymdeithasol.
• Rydym wedi cydnabod pwysigrwydd olrhain unrhyw gamau gweithredu cytunedig mewn cyfarfodydd amlddisgyblaeth ac iechyd a diogelwch, felly byddwn yn sicrhau bod cyfarfodydd adolygu yn cael eu cynnal nes i’r holl gamau gweithredu cytunedig gael eu cwblhau a’u llofnodi.
• Byddwn yn cyflawni digwyddiadau dysgu a myfyrio ar ôl Ymchwiliadau Annibynnol Cam 2 cymhleth er mwyn rhoi cyfle i’r holl staff ynghlwm ôl-drafod a defnyddio dysgeidiaeth i wella arferion ar gyfer y dyfodol.
• Byddwn yn sicrhau bod ein trefniadau polisi codi tâl yn cael eu rhannu cyn gynted â phosibl gydag unigolion, fel bod unrhyw anfonebau a dderbynnir yn rhai disgwyliedig ac felly ddim yn cael eu herio.
• Rydym angen sefydlu proses glir ar gyfer ymdrin â thaliadau Lwfans Byw i’r Anabl, lle mae’r plentyn neu berson ifanc mewn lleoliad preswyl.
• Gan ei fod yn destun mor gymhleth, rydym angen creu canllawiau ar gyfer teuluoedd a gofalwyr ar lety diogel ar gyfer pobl ifanc.
• Pan dderbynnir pryderon diogelu fel rhan o gŵyn mwy, byddwn yn eu gwahanu er mwyn osgoi dryswch a dyblygu proses.
• Rydym angen creu proses apeliadau ar wahân lle nad yw Rheoliadau Gweithdrefn Gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014 yn berthnasol.

Yn ogystal, ein prif nodau ar gyfer 2023-24 yw:

• Datrys cwynion o fewn 24 awr o’u derbyn, fel eu bod yn cael eu datrys fel pryderon cwyn yn hytrach na chwynion ffurfiol.
• Annog datrysiad lleol yng Ngham 1 er mwyn osgoi amser a chostau sy’n gysylltiedig ag Ymchwilwyr Annibynnol Cam 2.
• Parhau i hybu cyfathrebu effeithiol rhwng staff a dinasyddion.
• Pwysleisio pwysigrwydd terfynau amser trwy sesiynau hyfforddi cynlluniedig.
• Cyflwyno ffurflenni newydd i gofnodi data cwynion yn gywir ar ein system gwybodaeth cleientiaid.
• Cyflawni ymgyrch recriwtio er mwyn cynyddu nifer yr Ymchwilwyr Annibynnol Cam 2 sydd ar gael i ymdopi â’r galw ar draws Gogledd Cymru.
• Hwyluso Ymchwiliadau Annibynnol o bell mwy esmwyth, trwy dechnoleg gwybodaeth fwy dibynadwy.
• Diweddaru ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth gydag Ymchwilwyr Annibynnol, er mwyn adlewyrchu’r ddeddfwriaeth diogelu data diweddaraf.

Gwaith Cefnogi Partneriaeth / Monitro Gwasanaethau a Gomisiynir

Mae’r Tîm Sicrhau Ansawdd yn cynnwys pedwar Swyddog Cefnogi Partneriaeth, un Swyddog Cefnogi Partneriaeth Cynorthwyol, Rheolwr Tîm a Rheolwr Adain.

Ers Ebrill 2023, mae’r tîm wedi cynnal 107 o ymweliadau monitro i Gartrefi Gofal, 45 ymweliad i gynlluniau byw â chymorth cymunedol a 14 o ymweliadau i asiantaethau gofal cartref yng Nghonwy.

Yn 2023, cefnogodd y tîm waith Ymarferwyr Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid, trwy gyflawni ymweliadau dilynol i leoliadau er mwyn monitro ac archwilio sampl o awdurdodiadau Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i fod yn gyfreithiol ac ystyrlon ac i helpu cynnal ansawdd o ran cymhwyso egwyddorion y Ddeddf Galluoedd Meddyliol.

Mae saith o ymweliadau wedi cael eu cwblhau i Gynlluniau Byw â Chymorth Cymunedol er mwyn monitro cadw cofnodion ariannol.

Mae Gweithdrefn Uwchgyfeirio Pryderon Gogledd Cymru yn bodoli er mwyn sicrhau gwasanaethau o ansawdd ac ymateb i’r cynnydd mewn risgiau neu bryderon mewn perthynas â darparwyr gwasanaeth. Y llynedd, cyflawnwyd gwaith gyda phump cartref gofal yng Nghonwy o dan y Weithdrefn Uwchgyfeirio Pryderon. Cynhelir ymweliadau monitro manwl mewn lleoliadau er mwyn cefnogi’r cartref i reoli’r broses cynllun gweithredu cytunedig. Cwblheir ymweliadau dilynol mis, tri mis a chwe mis, ar ôl i’r broses Uwchgyfeirio Pryderon ddod i ben. Yn y flwyddyn nesaf bwriadwn gyflwyno ffurflen adborth ar gyfer darparwyr i wneud sylwadau ar ein hymweliadau monitro. Byddwn hefyd yn datblygu ein gwaith monitro ymhellach er mwyn gallu cefnogi cyfleusterau preswyl i blant sy’n cael eu creu o fewn Conwy ar hyn o bryd.